En esta entrada del blog, vamos a revisar algunas consideraciones relevantes al momento de generar una entrevista para brindar retroalimentación a un trabajador, ya sea para indicar acciones a mejorar o para seguir una buena rutina de seguimiento y comunicación con el colaborador.
Planificar la reunión de feedback
Una buena reunión de feedback requiere un poco de preparación de tu parte. Esto considera desde tener un listado de temas a tratar y el objetivo de cada uno, hasta manejar previamente tu estado mental para gestionar de manera correcta tus emociones.
La forma en que te prepares para conversar con tu colaborador puede generar una gran diferencia en los resultados de la reunión. Comienza reflexionando algunas de estas preguntas:
- ¿Cuál es el motivo de esta reunión? Busca tener claridad y ser específico con qué quieres abordar.
- ¿Para quién vas a dar el feedback? Es decir, estás pensando sólo en tus intereses, en los de la empresa o quieres generar una acción, un cambio positivo en el otro.
- ¿Qué esperas conseguir con la reunión? Por ejemplo, podría ser mejorar una actitud, tal vez un tema más técnico que debe dominar, mejorar el trabajo en equipo, cumplimiento de responsabilidades o de desempeño en general.
- ¿Cómo podría afectar lo que vas a decir en la relación con tu colaborador? Busca una estrategia que te permita mantener la confianza, lograr que el feedback llegue al otro y que ambas partes avancen en pos un objetivo en común.
Una buena estrategia para gestionar el feedback
Te doy una serie de pasos que puedes utilizar para que tu próxima charla de retroalimentación con tu colaborador sea extraordinaria.
Antes de la entrevista
En base a las preguntas que planteaba previamente, puedes desglosar en distintos aspectos.
- Ten muy claro el por qué y para qué de la retroalimentación, que esté anotado y sirva como brújula de todas tus acciones antes, durante y después de la reunión.
- En base a lo anterior, escribe todos los temas que te gustaría conversar con el colaborador, pueden ser muchos o sólo uno, lo importante es listarlos para que puedas analizar cada uno de ellos.
- Ordena esos temas acorde a su grado de importancia. Considera como estrategia de clasificación el grado de impacto que tienen. Evita hacer juicios de valor respecto a si es posible o no de mejorar el aspecto por el trabajador.
- Con el listado anterior ya ordenado, simplifica y enfócate en el o los más importantes. A veces es mejor tener varias conversaciones distintas sobre cada uno de los temas que una sola reunión con mucha información que, tal vez, la otra persona no podrá asimilar por completo.
- Si corresponde, por la complejidad de los temas a conversar, tómate un tiempo para ensayar frente al espejo lo que vas a decir, tu tono, las expresiones que utilizas al hablar y referirte a un asunto específico. El lenguaje no verbal es de suma importancia cuando se tratan temas que podrían ser conflictivos.
La reunión de feedback
- Minutos antes de empezar la reunión, deja lo que estás haciendo y relajate. Si lo sientes necesario, sal a caminar o haz algún ejercicio de respiración y relajación.
- Durante la conversación, presta mucha atención a cómo reacciona la otra persona a lo que se está hablando. Es importante identificar si se siente atacado, avergonzado o con alguna emoción negativa.
- Mantén la comunicación orientada hacia el objetivo que te propusiste para la reunión. Es fácil perderse o desviarse, sobre todo en trivialidades o cuando existen otros temas involucrados.
- Toma notas de temas que necesitas revisar.
- Intenta llegar a acuerdos y compromisos con el colaborador.
Al finalizar la reunión, anota cualquier tema que te gustaría reflexionar posteriormente, no dejes cosas en tu cabeza que te hagan seguir dándole vueltas a la conversación. Además, es recomendable tomar un pequeño descanso que te permita salir del foco en el que estabas para que puedas continuar con otras actividades de tu día.
El seguimiento
Uno de los aspectos menos valorados y que son más importantes en el feedback a colaboradores es el seguimiento de los compromisos entre las distintas partes, así como también estar muy atento al impacto real que podría haber tenido la reunión para el colaborador. Te sugiero algunos tips:
- Identifica si el colaborador ha tenido algún cambio en su comportamiento o en el trabajo realizado.
- Apóyate en otras personas de tu organización que te puedan entregarte más información que pueda complementar tu percepción de la evolución del colaborador.
- Nunca dejes de considerar la parte humana de un trabajo. Las buenas relaciones con tu equipo y con todos los integrantes de la organización es clave para evitar las fugas de personal, los malos entendidos y los conflictos.
- Aprende de la experiencia. Mientras más conozcas a los integrantes de tu equipo, tu feedback será más personalizado a su forma de interpretar las situaciones, a su forma de trabajar y a sus expectativas en cuanto a la labor que realizan y lo que esperan de ti.
¿Cómo puedo mejorar la comunicación con mi equipo y mis trabajadores?
No es una pregunta sencilla de responder y dependerá muchísimo de tus habilidades de comunicación, la relación que tengas con el equipo, las experiencias pasadas y en general el ambiente laboral que se haya construido con el tiempo.
Desde el coaching, se pueden aplicar técnicas para gestionar de mejor manera las emociones, expresar mejor ideas, aprender a escuchar mejor y motivar a los equipos, entre otras muchas cosas.
Tener programas de coaching para líderes, equipos y empresas es fundamental en los entornos dinámicos que trabajamos actualmente, donde un trabajador escuchado, tomado en consideración y correctamente apoyado por sus líderes o jefes, tendrá un mejor desempeño y, por ende, ayudará a la empresa a tener mejores resultados.
Si necesitas asesoría para gestionar de mejor manera tu equipo de trabajo, resolver conflictos eficientemente y mejorar la comunicación interna en tu organización, contáctame y planifiquemos un programa de sesiones de coaching personalizado y adaptado a tus necesidades, las de tu organización y de tu equipo.
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